(ItaliaOggi) - Centinaia di migliaia di documenti, decine di concorsi pubblici ogni anno, autorizzazioni, certificazioni e autenticazioni sono gestiti in modo più veloce ed efficiente all'interno del ministero della Difesa grazie alla dematerializzazione dei documenti cartacei, alla firma digitale e alla posta certificata. «Attraverso la gestione documentale digitale sono stati resi più semplici la ricerca dei file, nonché il loro ingresso e uscita dalla sede centrale ed è migliorata l'efficienza nei confronti della pubblica amministrazione e del singolo cittadino», ha commentato il colonnello Sandro Sanasi dello Stato Maggiore del ministero della Difesa, «già da anni abbiamo adottato il protocollo informatico, ma ora siamo approdati a una completa implementazione della gestione elettronica del documento in ingresso e in uscita»....
In pratica all'interno dello Stato maggiore della Difesa, una delle 900 aree organizzative del ministero, tutta la carta è dematerializzata, firmata digitalmente e smistata elettronicamente. Anche la risposta viene firmata in modalità digitale e inviata via mail se il destinatario ha una casella di posta elettronica, altrimenti rimaterializzata, stampata e spedita. La piattaforma enterprise di Adobe è stata parte integrante di questo processo. Nello specifico sono state adottate diverse modalità di utilizzo della firma digitale, tra cui una Carta multiservizi della Difesa, dispositivo multiuso basato sullo standard della carta di identità elettronica in grado di fornire autenticazione alle applicazioni web e di apporre firme digitali a norma.
Questa carta è stata integrata con Adobe Acrobat per fornire a ogni possessore la possibilità di firmare digitalmente i documenti Pdf in modo semplice. La firma può essere apposta anche in modalità remota, quindi dando la possibilità al personale di effettuare questa procedura mentre si trova in missione all'estero o in una sede differente rispetto a quella abituale. Infine, la firma può avvenire in modo automatico, così da firmare ampie moli di documenti generati in modalità automatica o non presidiata. «Un vantaggio indubbio e tangibile è stato verificato nella gestione dei concorsi pubblici banditi dal ministero della Difesa», ha aggiunto Sanasi, «l'application form viene resa disponibile on line e, sempre per via telematica, ricevuta da noi. Anche le nostre comunicazioni al candidato avvengono tramite internet o attraverso gli sms e in questo modo si sono ridotti sia gli errori di trascrizione, sia le spese di spedizione delle missive al candidato. I risultati sono pubblicati sul sito e in questo modo si risparmiano mediamente 7 mila euro per ogni concorso, in media una decina all'anno». La soluzione implementata da Adobe permette l'adozione di uno standard formale riconosciuto in tutto il mondo e dalla normativa vigente in Italia. Il formato Pdf viene utilizzato sia per la rappresentazione del documento elettronico, sia per la sua firma.
Questo formato, inoltre, garantisce allo stesso tempo sicurezza del documento. «Sono centinaia di migliaia i documenti che produciamo ogni anno e finora stimiamo di aver ridotto l'uso di carta del 30% circa, con una tendenza di crescita costante. Sono nella nostra area lavorano circa 7 mila persone, ma ci attendiamo nell'arco dell'anno di coprire tutti i dipendenti che si trovano nell'area romana, quindi l'obiettivo è quello di raddoppiare il numero di coloro che gestiscono i documenti in modo digitale». Il fine è quello di arrivare al concetto di paperless office, dunque a una gestione completamente dematerializzata di tutti i documenti, il che indurrebbe anche una maggiore trasparenza amministrativa. «Esistono procedure tecnico-amministrative che impongono ancora la materializzazione, come le spese di viaggio, per esempio», ha concluso Sanasi, «per modificare l'utilizzo dei documenti in questo frangente è prima di tutto necessario modificare le normative, ma la strada va irreversibilmente in quella direzione».
Già circa 200 mila dipendenti del ministero, tra militari e civili, sono in possesso della Carta multiservizi, che ha in sé la possibilità di fungere anche da strumento per la firma elettronica, ma è necessario che venga attuato un coinvolgimento più ampio dei dipendenti in certi processi. «Il progetto di collaborazione con il ministero è triennale e prevede un progressivo ampliamento sia delle tecnologie, sia delle aree applicative e degli aspetti gestionali e amministrativi», ha spiegato Andrea Valle, senior technical architect Adobe Systems Emea, «nonostante ci sia stato già un impulso derivato dalle normative vigenti, grazie al nuovo Codice dell'amministrazione digitale ci si attende una progressiva semplificazione delle procedure e quindi anche dell'accesso a questo tipo di gestione documentale. Del resto è ormai noto che l'introduzione di tecniche evolute ma complesse senza tener conto delle capacità degli utenti è un approccio sbagliato. Dove invece la tecnologia permette un uso intuitivo ed è applicata in modo concreto l'accoglienza e l'utilizzo avvengono nel migliore dei modi».
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